Casos de uso Requiere adaptación al proceso

Expedientes de despachos y gestorías: control documental

Saber qué documentación ha aportado cada cliente y qué falta, sin perseguir correos.

Flujo de trabajo en 4 pasos

01
1. Qué entra
Entrada original
Correos y documentos del cliente.
02
2. Qué prepara el sistema
Propuesta de trabajo
Clasificación de cada documento en su expediente y lista de pendientes.
03
3. Qué revisa la persona
Supervisión y control
Que la clasificación sea correcta y qué falta pedir.
04
4. Qué queda registrado
Resultado inmutable
Un expediente con documentos y pendientes claros.

Situación de partida: Para cada trámite hace falta una lista de documentos que llegan poco a poco y por distintos canales.
Qué entra: Correos y documentos del cliente.
Qué se prepara: Clasificación de cada documento en su expediente y lista de pendientes.
Qué revisa una persona: Que la clasificación sea correcta y qué falta pedir.
Resultado: Un expediente con documentos y pendientes claros.
Alcance y límites: Las listas de documentos por trámite se configuran en la implantación.

Garantías del sistema

Tres principios que rigen cada flujo de trabajo y presupuesto:

Conservas lo recibido
El original queda intacto y con huella
Cada correo (.eml), adjunto y documento subido se almacena de forma inmutable con su fecha original y huella de integridad. Nada se destruye ni se sobreescribe silenciosamente.
Sabes qué falta y quién lo revisa
Supervisión humana sin puntos ciegos
Si falta un precio, un dato técnico o una confirmación, el sistema lo señala explícitamente y lo asigna a una persona. Ninguna decisión comercial relevante se aprueba a ciegas.
Lo aprobado mantiene su versión
Trazabilidad completa entre revisiones
Una revisión aprobada de un presupuesto o gestión queda congelada para siempre. Cualquier cambio posterior genera una nueva revisión, manteniendo el historial verificable.

Cuéntame cómo funciona hoy en tu empresa y vemos si encaja un piloto.