Para pymes y equipos
La información pasa por varias personas antes de terminar el trabajo: pedidos, avisos, facturas y dudas de clientes. Esta plataforma asegura que cada entrada tenga responsable, documentos vinculados y revisión clara, sin perder nada en cadenas de correos.
Coordinación en equipo
Fricciones habituales entre departamentos
Procesos donde la información se fragmenta y cómo resolverlos:
- 01
Peticiones que pasan entre personas
Correos reenviados donde nadie sabe con certeza quién responde o qué paso toca dar. El sistema asigna responsable y tarea inmediata.
- 02
Pedidos y documentos relacionados
Pedidos en PDF con múltiples referencias cotejados con el catálogo antes de pasarlos a gestión o albarán, señalando discrepancias.
- 03
Incidencias y avisos técnicos
Avisos incompletos que llegan por teléfono o buzón: se identifican los datos que faltan antes de enviar al equipo técnico.
- 04
Presupuestos preparados para el comercial
Borradores calculados en servidor listos para que la persona responsable valide márgenes y apruebe una versión inmutable.
Cómo funciona
Cuatro pasos: responsabilidades claras
Cada trámite mantiene quién lo ha revisado y la versión inmutable de cada decisión.
- 011. Qué llega
Información original
Correos (.eml), documentos PDF, imágenes o respuestas de cuestionario. Se conserva el archivo original íntegro con su fecha y huella.
- 022. Qué prepara el sistema
Propuesta estructurada
Extracción de datos clave con su evidencia en el documento, partidas sugeridas de tu catálogo y marcado explícito de lo que falta.
- 033. Qué revisa la persona
Supervisión humana
El responsable verifica los datos detectados, completa los campos pendientes, ajusta importes o prioridades y decide la acción.
- 044. Qué queda registrado
Resultado inmutable
Gestión con tareas asignadas, borrador de presupuesto con versión fijada o PDF definitivo. Cada decisión conserva su trazabilidad.
Casos prioritarios
Flujos para equipos
Casos de uso diseñados para evitar el traspaso manual de datos entre personas:
- 01
Correos de clientes convertidos en gestiones con responsable
Cada correo relevante acaba en una gestión con su tarea y su responsable, sin copiar datos a mano.
Recorrido demostrable con datos de ejemplo - 02
Pedidos recibidos por correo: pre-registro para revisar
Pedidos con referencias y cantidades preparados para revisar antes de entrar en el sistema de gestión.
Requiere adaptación al proceso - 03
Avisos de avería e incidencias a tareas de servicio técnico
Cada aviso se convierte en una tarea clara; si faltan datos, se pide completarlos antes de seguir.
Recorrido demostrable con datos de ejemplo
Otros casos del catálogo
Solicitudes de presupuesto a borrador revisable
De la petición del cliente a un borrador con partidas de tu catálogo, cálculo exacto y aprobación interna.
Recorrido demostrable con datos de ejemploDocumentación de obra y proyectos: qué ha llegado y qué falta
Planos, fotos y documentos de una obra agrupados en su expediente, con tareas de revisión.
Requiere adaptación al procesoEstimaciones automáticas para tus clientes
Un cuestionario público en tu web orienta a tus clientes con tus tarifas y prepara la solicitud para que la revises.
Recorrido demostrable con datos de ejemploFacturas y albaranes de proveedores: registro y revisión
Datos clave de cada factura preparados para revisar y registrar, con su original a mano.
Requiere adaptación al procesoEncargos en estudios y agencias: ficha de proyecto
Briefings dispersos convertidos en una ficha de proyecto con tareas iniciales.
Requiere adaptación al procesoDatos de máquinas y sensores: avisos por reglas
Lecturas de máquinas que generan avisos cuando algo se sale de lo esperado.
Línea de evolución previstaRevisión visual de defectos
Ayuda a detectar defectos visuales en piezas o productos, con revisión humana.
Línea de evolución prevista
Garantías del sistema
Control real y honesto
Tres principios que rigen cada flujo de trabajo y presupuesto:
Conservas lo recibido
El original queda intacto y con huella
Cada correo (.eml), adjunto y documento subido se almacena de forma inmutable con su fecha original y huella de integridad. Nada se destruye ni se sobreescribe silenciosamente.
Sabes qué falta y quién lo revisa
Supervisión humana sin puntos ciegos
Si falta un precio, un dato técnico o una confirmación, el sistema lo señala explícitamente y lo asigna a una persona. Ninguna decisión comercial relevante se aprueba a ciegas.
Lo aprobado mantiene su versión
Trazabilidad completa entre revisiones
Una revisión aprobada de un presupuesto o gestión queda congelada para siempre. Cualquier cambio posterior genera una nueva revisión, manteniendo el historial verificable.
¿Estudiamos el flujo de tu equipo?
Cuéntame cómo se organizan hoy tus departamentos y qué herramienta utilizáis.
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